Audyt przedwdrożeniowy WMS: uporządkuj procesy zanim podpiszesz umowę z dostawcą IT

Pierwszym zadaniem inżynierskim, jakie realizujemy wchodząc na obiekt klienta, jest oddzielenie symptomów widocznych na końcu procesu (opóźnione wysyłki, rosnące nadgodziny, spory między magazynem a działem handlowym, reklamacje ilościowe) od rzeczywistych przyczyn źródłowych. Przedmiotem analizy w obszarze takim jak audyt przedwdrożeniowy WMS jest pełne przygotowanie inżynierskie i procesowe organizacji do wdrożenia lub wymiany systemu klasy Warehouse Management System: od re-inżynierii procesów magazynowych i zaprojektowania docelowej adresacji hali, przez oczyszczenie danych podstawowych Master Data, po stworzenie jednoznacznej specyfikacji wymagań funkcjonalnych i integracyjnych. W ponad 150 projektach zrealizowanych przez zespół LOCURA powtarza się ten sam wzorzec: organizacja próbuje kompensować ograniczenia strukturalne dodatkowymi ludźmi lub doraźnymi poleceniami kierownika zmiany, co powyżej określonego progu wolumenu prowadzi do spadku produktywności krańcowej.

Głównym ograniczeniem, które identyfikujemy podczas pomiarów gemba oraz analizy surowych logów transakcyjnych, jest powierzenie analizy przedwdrożeniowej dostawcy wybranego już z góry systemu WMS bez wcześniejszego uporządkowania procesów przez niezależnego inżyniera: analityk dostawcy IT opisuje wówczas obecne złe nawyki lub dopasowuje proces pod gotowe szablony swojego programu, a za każde odstępstwo wystawia kosztowne zlecenia modyfikacji (Change Requests). Zjawisko to działa nieliniowo: zgodnie z prawem Kingmana (równaniem VUT z teorii kolejek), gdy wykorzystanie zasobu krytycznego (doku przeładunkowego, wózka systemowego VNA, stacji konsolidacji lub gniazda odkładczego) przekracza 82-85% dostępnego czasu efektywnego, każda wariancja w strumieniu wejściowym powoduje wykładniczy przyrost kolejki oczekujących zadań. Magazyn przestaje pracować w przepływie ciągłym (One-Piece Flow / zbilansowana fala), a zaczyna odkładać nośniki w korytarzach roboczych.

Dlatego profesjonalne podejście do tematu „audyt przedwdrożeniowy WMS” wymaga jednoczesnego spojrzenia na trzy warstwy: fizykę hali (zaprojektowanie docelowego schematu kodowania lokalizacji (strefa, rząd, kolumna, poziom, gniazdo, kod kontrolny), podziału na strefy składowania i kompletacji oraz dobór ergonomicznego sprzętu Auto-ID i sieci Wi-Fi), logikę systemową (precyzyjne rozpisanie tabeli wymiany danych pomiędzy ERP, WMS, systemami kurierskimi i automatyką: które zdarzenie blokuje stan, jak obsługiwane są korekty ilościowe na przyjęciu, braki znalezione podczas kompletacji (short-picks) oraz anulowania zamówień w toku) oraz ekonomię pojedynczej operacji. Bez połączenia tych trzech wymiarów każda lokalna poprawka w jednej strefie natychmiast przesuwa zator do kolejnego gniazda procesowego.

Podstawowym błędem popełnianym w projektach wewnętrznych jest przyjmowanie wartości średnich: średniej liczby zamówień dziennie, średniej liczby linii na zamówienie czy średniej wysokości palety. W rzeczywistości operacyjnej magazyn zaprojektowany na średnią dławi się w każdy poniedziałek rano, po każdym długim weekendzie oraz w trakcie pików promocyjnych. W metodyce LOCURA ekstrahujemy pełną tabelę ruchów magazynowych z ostatnich 12 do 24 miesięcy (minimum kilkaset tysięcy lub kilka milionów rekordów wydań i przyjęć), budując wielowymiarowy profil aktywności zamówienia (Order Activity Profiling) oraz profil jednostek składowania (SKU Velocity & Cube Movement).

Na poziomie architektury systemowej kluczowe znaczenie ma precyzyjne rozpisanie tabeli wymiany danych pomiędzy ERP, WMS, systemami kurierskimi i automatyką: które zdarzenie blokuje stan, jak obsługiwane są korekty ilościowe na przyjęciu, braki znalezione podczas kompletacji (short-picks) oraz anulowania zamówień w toku. Gdy dane o wymiarach, współczynnikach sztaplowania czy alokacji lokalizacji są niekompletne, nawet najdroższy system informatyczny podejmuje błędne decyzje: kieruje pikera do pustego gniazda, zleca dołożenie towaru do przepełnionej lokalizacji lub generuje nieoptymalne zlecenia transportu wewnętrznego. Z tego powodu zawsze łączymy analizę tabel bazodanowych z fizyczną weryfikacją próby losowej na regałach i w strefie buforowej.

Dopiero po oczyszczeniu danych i odfiltrowaniu anomalii jednorazowych (np. technicznych przeksięgowań inwentaryzacyjnych lub zwrotów zbiorczych) budujemy macierz podwójnej klasyfikacji ABC/XYZ (według liczby pobrań, wolumenu kubaturowego oraz regularności popytu). Taki model pozwala precyzyjnie policzyć zapotrzebowanie na gniazda paletowe, półkowe i pojemnikowe, wyznaczyć szerokość stref buforowych oraz zasymulować czas przejścia pojedynczej linii zamówienia w narzędziach Modeler i Pronostico.

Projektując lub reorganizując obszar, którego dotyczy audyt przedwdrożeniowy WMS, stosujemy twardą zasadę inżynierii przemysłowej: najkrótszą i najtańszą operacją transportową jest ta, której w ogóle nie trzeba wykonać. W praktyce oznacza to zaprojektowanie docelowego schematu kodowania lokalizacji (strefa, rząd, kolumna, poziom, gniazdo, kod kontrolny), podziału na strefy składowania i kompletacji oraz dobór ergonomicznego sprzętu Auto-ID i sieci Wi-Fi. Analizujemy każdy metr drogi, jaką pokonuje jednostka ładunkowa od momentu przekroczenia bramy wjazdowej aż do zamknięcia plomby na pojeździe ekspedycyjnym. Eliminujemy pętle wsteczne (backtracking), skrzyżowania kolizyjne oraz tzw. strefy odkładcze tymczasowe, które w większości magazynów zamieniają się w niekontrolowane składowiska blokujące dostęp do regałów.

Szczególną uwagę poświęcamy mikroergonomii stanowisk pracy: stołów pakowych, stacji kompletacji i konsolidacji (put-to-wall, sortownice grawitacyjne), stanowisk dekonsolidacji na przyjęciu oraz terminali mobilnych i wózkowych. Przesunięcie drukarki etykiet kurierskich, wagi kontrolnej i podajnika wypełniacza o 80 centymetrów poza naturalny zasięg ramion operatora wydłuża cykl pojedynczej paczki o 4 do 7 sekund. Przy wolumenie 4 000 paczek dziennie oznacza to utratę ponad 6 roboczogodzin na każdej zmianie wyłącznie na zbędne skłony i obroty tułowia.

Równie krytyczne jest prawidłowe zbilansowanie pętli uzupełniania (replenishment) pomiędzy strefą zapasu wysokiego składowania a strefą szybkiego pickingu z poziomu zero lub antresoli. Jeżeli gniazdo kompletacyjne jest zbyt małe w stosunku do dziennego rozchodu indeksu grupy A, wózek Reach Truck musi wielokrotnie wjeżdżać w alejkę kompletacyjną w godzinach szczytu, blokując pracę pikerów i stwarzając zagrożenie wypadkowe. W naszych projektach dobieramy pojemność gniazda pickingowego tak, aby dla indeksów AX/AY wystarczało ono na pełne okno zmianowe, a uzupełnienia planowe realizowane były w oknach mniejszego natężenia wydań.

W obszarze takim jak audyt przedwdrożeniowy WMS kluczowym wyzwaniem technologicznym jest precyzyjne rozpisanie tabeli wymiany danych pomiędzy ERP, WMS, systemami kurierskimi i automatyką: które zdarzenie blokuje stan, jak obsługiwane są korekty ilościowe na przyjęciu, braki znalezione podczas kompletacji (short-picks) oraz anulowania zamówień w toku. W wielu polskich przedsiębiorstwach nadal spotykamy próbę prowadzenia zaawansowanej gospodarki magazynowej bezpośrednio w module magazynowym systemu ERP lub na papierowych dokumentach WZ. Takie podejście uniemożliwia śledzenie rzeczywistej zajętości gniazd, wymusza poleganie na pamięci doświadczonych magazynierów i blokuje wdrożenie kompletacji wielozamówieniowej (batch picking, cluster picking, wave picking). Kiedy doświadczony pracownik idzie na urlop lub odchodzi z pracy, wydajność zmiany spada z dnia na dzień o 40%.

Z drugiej strony, równie groźne jest kupowanie zamkniętych systemów automatyki (układnic AS/RS, systemów shuttle, sorterów czy flot AMR/AGV) bez wcześniejszej analizy wrażliwości na zmianę struktury asortymentu. Automat magazynowy jest niezwykle wydajny w wąskim korytarzu parametrów geometrycznych i wagowych, na które został zaprojektowany, ale bywa całkowicie bezradny wobec nagłego wzrostu udziału gabarytów, zestawów promocyjnych (co-packing) lub niestandardowych opakowań od nowego dostawcy.

Dlatego w LOCURA stosujemy zasadę stopniowalnej architektury technologicznej. Najpierw wyciskamy maksimum z konfiguracji algorytmów w systemie WMS (reguły put-away, dynamiczny slotting, inteligentne falowanie zleceń pod kątem godzin cut-off kurierów, kolejkowanie zadań z priorytetami i przeplotem ruchów Task Interleaving). Następnie uzupełniamy środowisko o dedykowane aplikacje ekosystemu LOCURA (Modeler, Pronostico, Avisator, Efectiver, Validator, Organis), a tam, gdzie model finansowy NPV/IRR wykazuje jednoznaczny zwrot poniżej 3 lat, projektujemy i nadzorujemy wdrożenie mechanizacji oraz automatyki.

Każde przedsięwzięcie w obszarze audyt przedwdrożeniowy WMS prowadzimy w oparciu o zasadę samofinansowania transformacji: ochrona budżetu IT przed niekontrolowanym rozrostem (scope creep) oraz skrócenie czasu od podpisania umowy do stabilnego uruchomienia produkcyjnego o 3 do 6 miesięcy. Oznacza to, że nie czekamy 12 miesięcy na zakończenie wielkiego projektu inwestycyjnego, aby pokazać pierwsze efekty finansowe. Już w pierwszych 4 do 6 tygodniach uruchamiamy pakiet zmian organizacyjnych i konfiguracyjnych na istniejącej infrastrukturze, który uwalnia przepustowość, redukuje nadgodziny i porządkuje przepływ na najbardziej obciążonych zmianach.

Równolegle budujemy kompletny model Total Cost of Ownership (TCO) obejmujący okres 5 lat. W modelu tym zestawiamy ze sobą koszty kapitałowe (regały, wózki, antresole, sprzęt Auto-ID, licencje, prace budowlane i instalacyjne) oraz koszty operacyjne (wynagrodzenia zasadnicze i premie, narzuty ZUS, obsługa agencji pracy tymczasowej, koszty najmu powierzchni i mediów, serwis sprzętu, materiały pakowe oraz koszty błędów i uszkodzeń). Zarząd otrzymuje przejrzystą tablicę decyzyjną pokazującą, jak każda złotówka zainwestowana w logistykę wpływa na EBITDA i przepływy pieniężne firmy.

Aby zmiana przetrwała próbę czasu, wdrażamy żelazną regułę nadzoru: żaden dostawca WMS nie składa oferty na własnym wzorze: wszyscy oferenci wypełniają identyczny arkusz wymagań i wyceny TCO przygotowany w standardzie LOCURA DocMaker i Organis. Przeszkolenie kierowników zmian, brygadzistów i operatorów odbywa się bezpośrednio na stanowiskach pracy (Training Within Industry / instruktaż stanowiskowy), a nie w sali konferencyjnej. Nowe standardy pracy zostają zaszyte w walidacjach systemu WMS (system fizycznie nie pozwala na wykonanie nieprawidłowego ruchu) oraz w tablicach codziennego zarządzania wizualnego (Daily Management / krótkie odprawy 10-minutowe na początku zmiany oparte na twardych wskaźnikach z dnia poprzedniego).

Ostatnim, często decydującym wymiarem projektu w kategorii audyt przedwdrożeniowy WMS jest zszycie operacji magazynowych z pozostałymi ogniwami łańcucha dostaw w ramach ustrukturyzowanego procesu S&OP (Sales and Operations Planning). W wielu firmach działy handlowy, zakupów i logistyki posiadają sprzeczne cele: zakupy zamawiają pełne kontenery lub całopojazdowe partie towaru (FTL), aby uzyskać rabat wolumenowy u producenta, nie licząc się z tym, że magazyn nie ma wolnych gniazd paletowych i ponosi wielokrotnie wyższy koszt zewnętrznego składowania oraz podwójnych przeładunków.

Podczas wdrożeń doradczych w LOCURA przekładamy prognozy sprzedaży i plany zaopatrzeniowe (modelowane w narzędziu Pronostico) bezpośrednio na zapotrzebowanie na zasoby magazynowe: liczbę potrzebnych gniazd regałowych w podziale na strefy temperaturowe i gabarytowe, liczbę okien rozładunkowych w systemie Avisator oraz wymaganą obsadę roboczogodzin na poszczególnych zmianach. Dzięki temu kierownik magazynu wie z 4-tygodniowym wyprzedzeniem o spiętrzeniu dostaw kontenerowych lub kampanii marketingowej, zamiast dowiadywać się o nich w momencie, gdy pod bramą stoi kolejka ciężarówek.

Tak zbudowany system operacyjny daje zarządowi bezcenną przewagę konkurencyjną: przewidywalność i skalowalność. Kiedy firma przejmuje konkurenta, otwiera nowy rynek zagraniczny lub podwaja sprzedaż w kanale e-commerce, nie musi wymyślać logistyki od nowa. Dysponuje zwalidowanym modelem pojemnościowym w Modelerze, ustandaryzowanymi procesami w Organis, przejrzystym systemem norm i płac w Efectiver oraz zespołem, który rozumie związek między wykonaniem operacji na hali a wynikiem finansowym całego przedsiębiorstwa.